“Voordat COVID-19 uitbrak, was hybride werken al in ontwikkeling”, vertelt de directeur van Wuestman, Stephan van der Spruit. “Dit is plaats- en tijdonafhankelijk werken waarbij medewerkers gedeeltelijk thuis en op kantoor werken. Maar met corona was iedereen verplicht zoveel mogelijk thuis te werken. Hybride werken raakte in een stroomversnelling.”

Niet alleen thuiswerkplekken dienen in orde te zijn en op kantoor moeten niet alleen ontmoetingsplekken voldoende audiovisuele communicatiemiddelen hebben. Van der Spruit: “Het geheim zit hem erin dat je de omgeving optimaal weet af te stemmen op de behoeften van de medewerkers.”

Negen factoren

Wat zijn de behoeften van medewerkers? Wuestman zocht contact met Performance Happiness, een adviesbureau in werkplezier en -geluk. Samen ontwikkelden ze de Happy Office Scan, een online tool waarbij organisaties inzicht krijgen in de specifieke behoeften van hun medewerkers.

De scan vormt een indicatie waarmee een organisatie de hybride werkomgeving optimaler kan inrichten, zodat medewerkers zich prettiger, comfortabeler en energieker voelen. Met als gevolg dat medewerkers kwalitatiever werk leveren, zich gemotiveerder en fitter voelen en minder verzuimen. Ook voelen medewerkers zich meer verbonden met de organisatie.

“Je kunt de behoeften van medewerkers opdelen in negen factoren”, gaat Van der Spruit verder. “De laatste factor is coronapreventie en deze is tijdelijk. De middelste zeven zijn omgevingsgericht (zie kader, red.).”

“Maar de eerste factor – de sociale en communicatieve behoefte – is allesbepalend”, vertelt Henk-Peter Dijkema van Performance Happiness. “Welk type mens er in je organisatie werkt, geeft richting hoe hun fysieke omgeving moet zijn om meer werkgeluk te ervaren.”

Verschillende werkplekken

De factor ‘bezettingsgraad’ zegt iets over het aantal werkplekken dat een kantoor moet hebben om aan te sluiten bij onder meer de voorkeursstijl van medewerkers. Van der Spruit: “Stel: je hebt honderd medewerkers, tachtig daarvan werken 36 uur per week, tien 24 uur per week en tien 8 uur per week. Aan de hand van het type mens, de werkdagen, waar zij willen werken en wat voor activiteiten zij moeten doen, geef je hen werkplekken.”

Nu medewerkers meer thuiswerken, zijn er minder werkplekken op kantoor nodig. Maar de werkplekken die er zijn, moeten passen bij de werkzaamheden die de medewerkers op kantoor doen”, vervolgt Van der Spruit. “Zo zijn er taken waarbij medewerkers veel communiceren of die een hoge concentratie vereisen. Medewerkers hebben behoefte aan een diversiteit in werkplekken voor geconcentreerd werken, individueel werken, telefoneren of videobellen, samenwerken, overleggen en ontmoeten.” 

Intuïtief uitnodigen

Tegelijkertijd moeten de verschillende kantoorruimtes intuïtief uitnodigen tot het doel waarvoor het dient, vindt hij. “Een vergaderruimte moet met één druk op de knop een vergadering kunnen starten. Een werkcafé moet goed eten hebben en fijne ontmoetingswerkplekken bieden. En een concentratieruimte heeft rustige kleuren nodig. Waarom? Zodat medewerkers geen energie kwijtraken aan onnodige zaken, maar hun potentieel volledig kunnen benutten.”

Dijkema: “Het allerbelangrijkste is dat een organisatie in de gaten krijgt waarmee zij rekening kan houden en dát zo goed mogelijk doet. Die inspanning werkt uiteindelijk positief op de medewerker.”

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Wuestman.